Solucions per no haver de suprimir els viatges d’empresa
Segons un estudi de la consultora Tri Hospitality, vuit de les 10 ciutats europees que analitza periòdicament, cap de les quals espanyola (Amsterdam, Berlín, Budapest, Hamburg, Londres, Munich, Paris, Praga, Viena i Varsòvia), van patir descensos en l’ocupació dels seus establiments hotelers. La consultora interpreta que aquesta evolució negativa està clarament lligada a la tendència de les empreses a reduir la seva despesa en viatges en moments d’inestabilitat econòmica.
I és que és freqüent que es redueixin al màxim les habituals visites comercials, els viatges d’incentius o les reunions d’empreses i que es negociïn les tarifes pactades amb hotels, aerolínies i agències de viatge, fet que té un impacte directe en el sector turístic.
Però un informe presentat recentment per AT Kearney i American Express, destaca que la solució pot no haver de passar necessàriament per la supressió d’aquests viatges sinó per aplicar millors pràctiques en la gestió d’aquests, cosa que permetria un estalvi de fins a 323 euros per viatger i any. L’estudi, basat en dades de 66 multinacionals europees que gasten més de 2.600 milions d’euros en viatges corporatius i generen més de tres milions de reserves, manté que al voltant del 5 % de la inversió es destina a les despeses indirectes de gestió dels viatges, que inclouen l’organització del viatge, l’avançament de diner en efectiu, la facturació centralitzada i la sol•licitud de reemborsament de despeses.
Les recomanacions de l’estudi passen per “aplicar polítiques de viatges i processos d’implantació ben definits; informar dels mateixos amb regularitat; realitzar una feina conjunta amb els proveïdors i aprofitar les capacitats per optimitzar els processos i aconseguir els màxims beneficis; invertir en automatització i aconseguir un alt percentatge d’us de les eines i utilització del sistema; centralitzar les activitats administratives en un centre de serveis compartit i externalitzar les operacions d’administració que no siguin essencials".
Amb l’aplicació d’aquestes mesures es podria reduir la despesa de gestió de viatges dels 46 euros per cada 1.000 euros de compra de serveis a un total de 21 euros per cada 1.000.
L’informe, anomenat “Gestió de costos”, afirma que el 43% del pressupost es destina als vols aeris, el 17% a l’allotjament en hotels, el 7% a menjar i dietes, el 6% a desplaçaments en tren i el 4% al lloguer de vehicles.
