10 consejos a un directivo para viajar en tiempos de crisis

En momentos delicados de la economía, como el actual, las empresas tienden a congelar o a recortar las inversiones, con el objetivo de generar ahorros.Una de las partidas que más puede verse afectada por estas políticas de recorte es la de los viajes corporativos.

Vista la importancia de los viajes de empresa para las corporaciones, Gebta ofrece algunas recomendaciones básicas para generar ahorro sin mermar la capacidad de crecimiento de las empresas.

Los viajes de empresa supone la tercera partida en volumen de gasto para las corporaciones y por ello, cualquier ahorro en la misma tiene un impacto inmediato en las cuenta de resultados.

Pero como toda actuación sobre las inversiones, también tiene efectos a medio y largo plazo. En el caso de los viajes de empresa, éstos son una parte consustancial de la actividad de las empresas, que contribuye de forma decisiva a su desarrollo.

1. El viaje no es el problema, sino que puede ser la solución al desarrollo de la actividad empresarial, en particular en escenarios de recesión de los mercados domésticos.

2. La cuenta de viajes de empresa se divide en costes internos y externos. Los primeros son los que se derivan de la retribución de la agencia de viajes, y suponen de media el 5% sobre el total. Los costes externos son los costes vinculados con los servicios y representan de media el 95% restante. Un ahorro del 15% en el coste de los servicios equivale a 6’5 veces un ahorro del 50% en el coste de la agencia. No se deje enganyar por el fee de agencia más bajo, empléese a fondo en controlar el coste de los servicios, exija informes y mida los resultados.

3. Una buena política de viajes pueden ahorrarle de media un 20% en el coste de los servicios, como consecuencia de la aplicación de buenas prácticas, gestión eficiente de proveedores y canales de reserva, entre otros. Si no ha puesto al día su política de viajes, es momento de actualizarla.

4. Si ya dispone de una política de viajes adecuada, concéntrese en mejorar su grado de cumplimiento y las áreas de aplicación de la misma. Un buen nivel de cumplimiento de la política de viajes suele representar el 50% del éxito en el ahorro de la cuenta de viajes.

5. Los viajes de negocios implican gestiones de tipo administrativo. Reduzca los costes indirectos derivados de estas gestiones, eliminando las ineficiencias administrativas y automatizando al máximo los procesos. Una gestión más eficiente puede ahorrarle más del 50% de los costes indirectos.

6. Los billetes aéreos son el mayor capítulo del gasto en la partida de viajes. No se deje confundir por el fee más bajo, analice los precios medios en cada ruta y utilice sistemas y soluciones, como las herramientas de autorreserva, que le permitan combinar segmentos de distintas compañías. Combinar segmentos ofrece mejores resultados de media en más del 56% de los casos.

7. Después del gasto en billetes de avión, los gastos en hoteles son la partida más importante en la cuenta de viajes de las empresas. No infravalore los ahorros que puede alcanzar optimizando la gestión de la partida hotelera y considere todas las variables del gasto. Puede alcanzar ahorros superiores al 20%.

8. Los viajes y desplazamientos implican una elevada inversión en horas. En viajes de muy larga duración, el viajero puede acusar los efectos del viaje incluso hasta fechas posteriores al mismo. Procure asegurar que sus empleados viajan seguros y que son productivos durante el máximo tiempo posible, adaptando las condiciones del viaje a cada circunstancia. Le saldrá a cuenta.

9. El viaje de negocios es una inversión. Maximice la cuenta y analice la contribución de los viajes a la facturación y beneficios de su empresa (ROI), antes de aplicar recortes. Por cada euro invertido en viajes puede obtener de media 12’5 euros en facturación y 3’8 euros en beneficios.

10. Los viajes de empresa constituyen una parte crítica de su negocio. No deje la gestión de sus viajes corporativos en manos de cualquiera. Trabaje con verdaderos especialistas.

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